Certificarea de fapte reprezintă modalitatea prin care o ȋntâmplare sau ȋmprejurare reală, un lucru petrecut ȋn realitate sau o acțiune săvârșită de cineva sunt confirmate, adeverite de către notarul public, care a luat cunoștință de ele prin propriile sale simțuri.

Notarul public, certifică fapte, ȋn cazurile prevăzute de lege. Cât timp certificarea de fapte are loc la sediul biroului notarial, nu există restricții cu privire la competența teritorială. Ȋn cazul ȋn care certificarea unui fapt implică deplasare, competența va fi limitată la notarul public care va putea efectua deplasarea la acel loc (notarul public se poate deplasa doar ȋn circumscripția teritorială a judecătoriei unde ȋşi desfășoară activitatea. Ne putem deplasa în orice sector al Mun. București).

Etapele de urmat pentru certificarea de fapte:

• Depunerea cererii;
• Constatarea faptului de către notarul public prin propriile sale simțuri;
• Constatarea ȋndeplinirii procedurii prin ȋncheiere.

Cazurile de certificare

• Faptul că o persoană se află ȋn viață

Ȋn acest caz persoana ȋn cauză se va prezenta la biroul notarial (sau notarul se va deplasa) după care notarul public o va vedea ȋn viață şi o va identifica conform regulilor generale de identificare a părților ȋn procedurile notariale.

• Faptul că o persoană se află ȋntr-un anumit loc

Nu se poate referi şi la o persoană decedată. Ȋn funcție de solicitare se va menționa ȋn ȋncheiere fie adresa exactă fie doar localitatea, în cazul în care notarul public s-a deplasat, fie faptul ca persoana s-a aflat la sediul biroului.

• Faptul că persoana din fotografie este una şi aceeași cu persoana care cere certificarea

Persoana care cere certificarea depune o fotografie de dată recentă, ȋn numărul de exemplare câte se solicită să fie certificate, plus una pentru arhiva biroului notarial. Este obligatoriu ca exemplarele să fie identice.

• Faptul că o persoană ca urmare a unei somații sau notificări, s-a prezentat ori nu ȋntr-o anumită zi şi la o anumită oră ȋntr-un anumit loc, precum şi declarația acesteia

Partea interesată depune un exemplar al somației sau notificării, ȋmpreună cu dovada comunicării acesteia către toate persoanele interesate.

Notarul va verifica dacă ȋnmânarea sau comunicarea somației ori notificării s-a făcut ȋn condițiile legii, iar ȋn caz contrar va cere repetarea procedurii. Neregularitățile procedurii de citare se consideră acoperite ȋn cazul ȋn care persoana somată sau notificată se prezintă ȋn fața notarului public.

• Rezultatele tombolelor, tragerilor la sorți, concursurilor, loteriilor publicitare, organizate de entități autorizate ȋn conformitate cu acte normative speciale, dacă nu sunt date, prin lege, ȋn competența altor organe

Regulamentul şi orice alt document ȋn baza căruia urmează să se desfășoare loteria trebuie autentificate de notar ȋnainte de ȋnceperea operațiunii. Ȋn cazul ȋn care evenimentul se desfășoară pe parcursul a mai multor zile, notarul public va ȋntocmi ȋncheieri separate.

• Certificarea site-urilor, programelor informatice sau a altor produse, dacă nu sunt date, prin lege ȋn competența altor organe

Prin certificarea paginilor de internet trebuie ȋnțeles ȋn sensul în care notarul certifică prin propriile sale simțuri conținutul la un moment dat al respectivei pagini. Certificarea nu va ȋnsemna şi faptul că acel conținut al paginii este corespunzător realității.

Ȋncheierea cuprinde identificarea solicitantului, adresa paginii de internet, numărul de pagini tipărite, data (anul, luna, ziua, ora, minutul publicării). La ȋncheiere se atașează captura de ecran tipărită pe suport de hârtie.

Ȋncheierea de certificare a programelor informatice indiferent de forma ȋn care programul este prezentat de către parte, se anexează varianta tipărită a programului.

Atât la certificarea paginilor de internet cât şi la certificarea programelor informatice notarul public poate solicita prezența unui expert.

Ȋn ce privește certificarea altor produse, acestea se prezintă la sediul biroului sau se identifică de notar ȋn urma deplasării la fața locului. Ȋn cuprinsul ȋncheierii de certificare, identificarea produsului se va face prin descrierea elementelor sale, identificarea solicitantului, respectiv data ( anul, luna, ziua, ora, minutul şi locul constatării ). De asemenea la ȋncheiere se atașează o fotografie a produsului.

• Certificarea altor fapte care nu sunt date ȋn competența exclusivă a altor organe.
• Notarul public poate certifica orice fapt cât timp nu este dat ȋn competența exclusivă a altor organe.
• Certificarea proceselor-verbale sau a hotărârilor organelor colegiale.
• Ȋn vederea certificării proceselor-verbale şi hotărârilor, notarul public stabilește calitatea şi identitatea semnatarilor. Ȋncheierea de certificare emisă de notarul public nu atestă legalitatea hotărârii sau a procesului verbal, ci numai faptele consemnate ȋn ȋncheierea de certificare.